Bring-your-own-device: de voor- en nadelen op een rijtje

Je medewerkers voortaan laten werken met hun eigen smartphone, laptop of tablet? De voordelen van Bring-Your-Own-Device (BYOD) lijken redelijk voor de hand te liggen. Maar er zijn ook wat nadelen waar je rekening mee moet houden. We zetten de voor- en nadelen in deze blog voor je op een rijtje, zodat je kunt zien of deze regeling ook handig is voor jouw onderneming.

Voordelen van Bring-Your-Own-Device

1. Kostenbesparing Het eerste voordeel is natuurlijk een inkopper: het scheelt je een boel geld als je niet voor iedere medewerker een smartphone hoeft te kopen. Je medewerkers hebben tenslotte toch allemaal wel een eigen smartphone (en hun voorkeuren op dat gebied). En bovendien heeft 78% van alle huishoudens een laptop*.

2. Geen financiële verrassingen Geen gedoe met een hoog privégebruik, financiële dataverbruik-verrassingen na een verre vakantie of reparatiekosten. Als je werkt met BYOD, ligt de financiële verantwoordelijkheid bij de medewerker.

3. Iedereen zijn of haar zin Je bent af van de eeuwige Apple/Android discussie. Iedereen kiest wat hij of zij het prettigst vindt werken. En bovendien zijn ze er dan ook vaak erg handig mee. Ze hebben dat tenslotte al vaak genoeg gebruikt en getest.

4. Altijd up-to-date De kans dat mensen hun eigen devices tijdig vervangen en up-to-date houden is groter, dan wanneer het niet van henzelf is. Dat heeft enerzijds te maken met eigenaarschap, maar ook met het feit dat ze afhankelijk zijn van die ene smartphone of laptop voor privé én zakelijk gebruik.

Als je de voordelen leest, klinkt het eigenlijk heel logisch om te gaan werken met BYOD. Toch zijn er ook een aantal nadelen waar je vooraf rekening mee moet houden.

Nadelen van Bring-Your-Own-Device

1. Financiële mogelijkheden van je werknemer BYOD is een interessante optie als iedereen ook echt een device heeft om mee te nemen. De vraag is alleen: wat doe je als een medewerker het niet (meer) kan betalen? Of als de laptop crasht en hij of zij geen geld heeft om direct een nieuwe aan te schaffen? Er zijn meerdere mogelijkheden om hier mee om te gaan. Denk aan het uitlenen van een laptop van de zaak of het gebruik van de werkkostenregeling. Overleg vooraf met je NOAB-adviseur wat handig is voor jouw onderneming.

Een andere uitdaging, als het gaat om financiële mogelijkheden, is dat je te maken zult hebben met verschillende abonnementen. Beltegoed op, lege databundel, een slecht bereik, iedereen is vrij om te kiezen binnen zijn of haar eigen financiële mogelijkheden. Bedenk vooraf of er bepaalde vereisten nodig zijn op dit gebied om het werk naar behoren uit te kunnen voeren. Mocht dit ertoe leiden dat de medewerkers een duurder abonnement moeten aanschaffen dan ze normaal zouden doen, zul je hier ook financiële afspraken over moeten maken met elkaar.

2. Een ratjetoe aan devices Als iedereen zijn eigen devices meeneemt, kun je rekenen op een ratjetoe van merken in je bedrijf. Dat betekent dus ook verschillende besturingssystemen, updates (of het ontbreken daarvan) en instellingen. Het is daarom slim om vooraf goed uit te zoeken of de software waar je mee werkt, ook functioneert op alle mogelijke devices.

3. Beveiligingsuitdagingen Behalve verschillende besturingssystemen, heeft ook iedere telefoon verschillende beveiligingssystemen. De beveiliging kan dan ook nog best een flinke uitdaging zijn, zeker als jouw bedrijf met gevoelige informatie werkt. Vragen die je jezelf kunt stellen zijn:

• Wat gebeurt er met de bedrijfsinformatie op een apparaat in geval van diefstal of verlies?
• Hoe beveiligen we het apparaat voldoende tegen virussen of hacking?
• Bij wie ligt de (eind)verantwoordelijkheid in dergelijke gevallen?

Er bestaan oplossingen om hier goed mee om te gaan. Denk aan speciaal beveiligde apps waarmee je inlogt op het bedrijfssysteem vanaf je telefoon, het inkopen van speciale beveiligingssoftware of de mogelijkheid tot wissen op afstand. Toch blijft dit, hoe dan ook, een vraag waar je vooraf goed bij stil moet staan met een specialist.

4. Uit dienst, en dan? Een ander nadeel dient zich aan wanneer een medewerker uit dienst gaat. Stel, je medewerker gaat bij de concurrent werken en jouw klanten bellen nog altijd naar zijn of haar privé-nummer. Hoe ga je om met alle gevoelige informatie die mogelijk op één van de devices van jouw voormalig werknemer staat? Ook dit vraagstuk is belangrijk om vooraf goed door te spreken met een juridische of IT-adviseur met kennis hiervan.

Deze eerste vier punten gaan over controle en veiligheid. Maar er speelt meer mee bij Bring Your Own Device:

5. Dág work-life balance Je kunt het als een voor- of een nadeel ervaren, maar duidelijk is dat de scheidslijn tussen werk en privé dunner wordt als je voor beide hetzelfde apparaat gebruikt. Je ‘telefoon van de zaak’ even uitzetten in het weekend, zit er met BYOD niet meer in. En natuurlijk is het fijn als je medewerkers zo betrokken zijn dat ze in het weekend ook met het werk bezig zijn, maar de vraag is of dat echt verstandig is voor hun welzijn. Maak hier daarom vooraf duidelijke afspraken over met elkaar.

Wist je dat in Frankrijk een ‘droit à la déconnexion’ bestaat? Dit houdt in dat medewerkers officieel het recht hebben om buiten werktijd niet op berichten van hun werk te reageren.

Of de Bring-Your-Own-Device regeling ook goed werkt voor jouw onderneming, en met welke zaken je financieel rekening moet houden als je het wilt invoeren, kun je natuurlijk ook altijd even bespreken met je NOAB-adviseur. Je vindt hier een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.

* Bron: (Trends in Nederland, CBS, 2018)