Elektronisch factureren voor ondernemers: dit moet je weten

Elektronische facturatie is in opkomst. De overheid hoopt dat e-facturatie zich als een olievlek verspreidt en ook tussen bedrijven onderling de standaard wordt. Dit moet je als ondernemer weten over e-facturatie: 

• Wat is een e-factuur?
• Het verschil tussen digitaal en elektronisch factureren
• De voordelen: minder fouten, sneller betaald
• E-facturatie in Nederland
• Aan de slag met e-facturatie

Steeds meer Nederlandse bedrijven versturen en ontvangen elektronische facturen. Dat bleek vorig jaar uit onderzoek van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS). Eerder berekende Deloitte dat er met de overstap op elektronisch factureren in Nederland op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro kan worden bespaard. Wat is een e-factuur precies, waarom is een factuur in pdf geen e-factuur en wat zijn de voordelen van e-facturatie? Wij zetten alles wat je als ondernemer moet weten op een rijtje.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal XML-bestand waarin de vereiste factuurgegevens op een vaste plek staan en een eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan bijvoorbeeld worden opgemaakt in Universal Business Language (UBL), een soort computertaal in XML-formaat met vaste afspraken over de structuur van de digitale gegevens. Door deze vaste structuur kan de ontvanger een e-factuur volledig automatisch verwerken, zonder handmatige tussenkomst. Een factuur in pdf-formaat mist deze vaste opmaak en gecodeerde structuur en is dus geen e-factuur.

Het verschil tussen digitaal en elektronisch factureren

Verstuur je facturen via e-mail als pdf-bestand? Dan verstuur je digitale facturen. Veel softwareleveranciers bieden de mogelijkheid om papieren en digitale facturen slim te verwerken met scan-en-herkentools. Deze tools kunnen de vaste gegevens op een factuur, zoals de factuurdatum, het KvK-nummer en het btw-bedrag, zoveel mogelijk automatisch herkennen en verwerken in de administratie. Je hoeft deze gegevens dan niet meer over te typen én je kunt alle facturen digitaal bewaren. Dat is handig, maar de automatische herkenning van gegevens is nooit helemaal foutloos.

In een elektronische factuur zijn alle gegevens op een vaste manier gestructureerd, waardoor de factuur zonder tussenkomst van andere hulpmiddelen of menselijk handelen direct kan worden verwerkt in de administratie.

De voordelen: minder fouten, sneller betaald

Elektronisch factureren heeft een aantal belangrijke voordelen. Zo wordt een e-factuur automatisch verwerkt door de administratiesoftware van de ontvanger, als de software daar geschikt voor is. Dat is niet alleen sneller dan handmatige verwerking, maar ook nauwkeuriger. Waar een foutje bij het verwerken van een papieren factuur of een pdf’je snel is gemaakt, is een typefout of interpretatieverschil bij een e-factuur niet mogelijk. E-facturatie is bovendien duurzamer en goedkoper, omdat je geen papier of postzegels nodig hebt. De factuur hoeft niet te worden geprint en verzonden, maar kan direct worden verwerkt. Dat betekent dat de factuur ook sneller kan worden betaald. Zo pleitte premier Rutte tijdens een debat over de coronacrisis en uitstaande rekeningen van mkb’ers in april 2020 voor e-facturatie, zodat facturen ‘vrijwel direct’ betaald konden worden.

E-facturatie in Nederland

Ondernemers in Nederland versturen jaarlijks zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Sinds 2017 stelt de overheid e-facturatie bij nieuwe contracten verplicht. Gehoopt wordt op een uitrol naar het bedrijfsleven, stelt Fred van Blommestein, die vanaf het begin betrokken is bij de ontwikkeling van e-facturatie. In een interview op de website van het overlegplatform Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF) laat hij weten dat het de bedoeling is dat de overheid optreedt als ‘launching customer’. “In Nederland ontvangt de overheid zo’n twintig procent van de facturen. Die twintig procent moet een aanjager zijn voor de overige tachtig procent. De gedachte is: als een leverancier toch al in staat is om e-factureren te sturen aan de overheid, zal hij dit ook eerder doen bij andere klanten.”

Aan de slag met e-facturatie

De meeste softwarepakketten bieden tegenwoordig de mogelijkheid om e-facturen te versturen en te ontvangen. Controleer of jouw pakket is aangesloten op Peppol, een internationale standaard voor veilige uitwisseling van elektronische gegevens. Informeer naar de mogelijkheden bij jouw softwareleverancier. Je kunt ook een e-factuurportaal gebruiken. Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit vind je meer informatie over de mogelijkheden en de keuze van een service provider.

Wil je elektronisch gaan factureren? Bespreek eerst of en hoe je klanten elektronische facturen kunnen ontvangen. Het vragen van toestemming is wettelijk verplicht.

Meer weten? Wil je meer tijd kunnen besteden aan jouw onderneming? Zoek een betrouwbare partner voor financieel en fiscaal advies, die jouw business begrijpt, financiële cijfers inkleurt en met je meedenkt over de meest optimale aanlevering van facturen. Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.