Grip op contracten: 5 tips voor ondernemers

Vaste zakelijke lasten worden al snel een vanzelfsprekendheid. Maar blijven de afspraken wel zo voordelig? Wij geven vijf tips om grip te houden op je contracten:  

1. Bewaar contracten centraal;
2. Wijs een verantwoordelijke aan;
3. Bewaak de eindtermijnen;
4. Monitor afspraken en prestaties;
5. Benut ruimte voor onderhandeling.

Bij de start van de onderneming heb je contracten afgesloten. Bijvoorbeeld voor energie, internet, vakliteratuur en verzekeringen. Sindsdien worden de bedragen iedere maand of ieder jaar automatisch afgeschreven. Maar passen de afspraken die je destijds hebt gemaakt nog wel bij je huidige bedrijfsvoering? Kun je kosten besparen? En is er ruimte voor onderhandeling? Wij geven je vijf tips om als zzp’er of mkb’er grip te houden op je contracten.1. Bewaar contracten op een centrale plekZorg dat je zicht houdt op al je contracten door ze te bewaren op een centrale plek, bij voorkeur digitaal. Gebruik vaste omschrijvingen om contracten makkelijk terug te kunnen vinden en te kunnen doorzoeken. Maak altijd een back-up en leer jezelf aan om nieuwe contracten op te slaan op deze plek. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld dubbele verzekeringen afsluit.Tip: bang voor ‘vergeten’ contracten? Bekijk je zakelijke afschrijvingen van het afgelopen jaar en zoek bij elke afschrijving het bijbehorende contract.

2. Benoem een contractverantwoordelijkeWie zorgt ervoor dat een contract tijdelijk wordt opgezegd? En wie onderhandelt over betere voorwaarden bij een verlenging? Voorkom dat niemand in de organisatie zich verantwoordelijk voelt voor de contracten door het eigenaarschap expliciet te beleggen bij een contractverantwoordelijke. Leg de bijbehorende taken vast. Zo kan de verantwoordelijke zichthouden op het nakomen van afspraken en de einddatum van een contract.3. Stel notificaties in voor de eindtermijnHeb je als consument een jaarabonnement afgesproken op de sportschool? Dan heb je na dat jaar recht op een opzegtermijn van maximaal één maand. Maar voor contracten tussen bedrijven gelden andere regels. Lees een contract en de algemene voorwaarden altijd goed door. Daarin vind je vaak een bepaling over de verlenging van het contract. Gebruik een online agenda om tijdige notificaties in te stellen, zodat je bijvoorbeeld een maand voor de uiterlijke opzegdatum een contract kunt evalueren. Sluit het nog steeds aan bij jouw onderneming? Is er ruimte om te onderhandelen? Of ben je wellicht beter uit bij een andere partij? Voorkom dat een contract dat je eigenlijk had willen opzeggen, stilzwijgend verlengd wordt.

4. Monitor afspraken en prestatiesHaal alles uit je contracten door de afspraken en prestaties regelmatig te evalueren. Voldoet een contract nog steeds of zijn er inmiddels betere alternatieven? Misschien heb je bij de start van je onderneming een abonnement afgesloten voor internet via een kabelverbinding, terwijl er inmiddels glasvezel beschikbaar is op de locatie van jouw onderneming. Wil je sneller kunnen internetten? Check of je kunt overstappen.    5. Benut ruimte voor onderhandelingDe meeste contracten kunnen automatisch worden verlengd. Dat is makkelijk voor de aanbieder, maar als klant loop je misschien wel voordeel mis. Verken de ruimte voor onderhandeling door de aanbieder ruim voor de opzegdatum te bellen en te informeren naar de mogelijkheden. Misschien kun je korting bedingen of gunstigere voorwaarden. Niet geschoten is altijd mis.

Meer weten?Wil je meer tijd kunnen besteden aan jouw onderneming? Zoek een betrouwbare partner voor financieel en fiscaal advies, die jouw business begrijpt, financiële cijfers inkleurt en met je meedenkt over zakelijke beslissingen? Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.