Hoe voorkom ik fraude van mijn personeel?
In de serie ‘veilig zakendoen’, staan we stil bij fraude door je eigen personeel. Met de beste bedoelingen neem je personeel aan. Je verwacht niet dat personeel gaat frauderen, maar toch komt het voor. Hoe wapen je je om het risico op fraude van je medewerkers zo klein mogelijk te maken? Wat kun je doen wanneer je fraude vermoedt? En wat zijn je mogelijkheden wanneer fraude heeft plaatsgevonden – of nog steeds plaatsvindt?
Fraude door je eigen personeel
Fraude, bedrog of corruptie door het eigen personeel kan bij iedere onderneming voorkomen. Niet alles is te voorkomen, maar je kunt wel alert zijn op signalen en de juiste stappen nemen wanneer je vermoedens hebt van fraude.
Wat is fraude?
Wanneer spreken we eigenlijk van fraude op het werk? Fraude wordt als volgt gedefinieerd:
‘Het opzettelijk misbruiken van procedures, systemen, eigendommen, producten en/of diensten met de bedoeling zichzelf of anderen op oneerlijke of onrechtmatige/onwettige wijze te bevoordelen.’
Uit onderstaande voorbeelden van fraude op het werk, blijkt dat veel meer onder fraude valt dan je op eerste gezicht zou vermoeden. Voorbeelden van fraude zijn:
- Diefstal of verduistering: een personeelslid neemt producten, bedrijfskennis of een klantenbestand mee zonder hier vooraf toestemming voor te hebben gekregen.
- Misbruik van bevoegdheden: het laten uitlekken van bedrijfsgegevens valt onder deze vorm van fraude.
- Administratieve fraude: het indienen van valse kosten– of urendeclaraties en oneigenlijke ziekmeldingen zijn voorbeelden van deze vorm van fraude. Maar denk ook aan het ontwijken van een concurrentiebeding in de arbeidsovereenkomst.
Wat kun je doen om de kans op fraude te verkleinen?
Fraude door je eigen personeel is nooit helemaal uit te sluiten. Je weet namelijk nooit alles van je medewerkers. Toch kun je de kansen zoveel mogelijk verkleinen door het nemen van de volgende maatregelen.
Screening nieuwe medewerkers Je denkt misschien een fraudeur te kunnen herkennen, maar niets is minder waar. Toch kun je je wapenen door een nieuwe werknemer vooraf goed te screenen. Dit doe je door bijvoorbeeld navraag te doen bij zijn of haar oud-werkgever of online onderzoek te doen. Beslis op basis van het risicoprofiel van de functie hoe ver je hierin wilt gaan. Krijgt deze persoon betalingsbevoegdheden of toegang tot het magazijn met waardevolle spullen binnen je onderneming? Dan is een uitgebreidere screening op zijn plaats.
Voorkom verleiding Interne procedures kunnen ervoor zorgen dat de verleiding voor je personeel niet onnodig groot wordt. Regel bijvoorbeeld dat je medewerkers nooit banktransacties boven € 1.000 zelfstandig mogen uitvoeren. Boven dit bedrag is er een tweede elektronische handtekening van een andere medewerker of jezelf nodig (het bedrag is natuurlijk afhankelijk van je onderneming en het risico dat je wil lopen). Zo kun je ook duurdere of diefstalgevoelige magazijnvoorraad achter een extra slot zetten, denk aan laptops, telefoons of games.
Klokkenluidersregeling Je kunt als ondernemer niet altijd overal aanwezig zijn. Daarom is het belangrijk om open te staan voor meldingen van (vermoedens van) fraude van je werknemers. Regel dit bijvoorbeeld door middel van een huishoudelijk reglement, personeelshandboek of een klokkenluidersregeling. Let op: vanaf 50 werknemers ben je verplicht om een klokkenluidersregeling op te stellen.
Duidelijk beleid Hanteer een duidelijk beleid omtrent fraude en vermoedens van fraude. Aan de ene kant doe je dit al, door dit op te nemen in het huishoudelijk reglement. (Vergeet ook niet om dit periodiek onder de aandacht te brengen bij je huidige medewerkers en ook bij nieuwe medewerkers). En handhaaf je beleid ook op het moment dat er daadwerkelijk fraude heeft plaatsgevonden.
Houd het gedrag van je werknemers in de gaten Valt bepaald gedrag of wijzigingen in het gedrag van een werknemer je de laatste tijd op? Denk aan werknemers die nooit vakantie-uren opnemen, altijd doorwerken in de pauze, ineens veel eerder of vaker naar huis gaan, dure auto’s rijden die niet passen bij het salaris of geheimzinnig doen over de inhoud van een persoonlijke kluis. Geldproblemen (waarvoor je hier een handige signaaltool vindt), als gevolg van bijvoorbeeld een verslaving, zijn vaak een belangrijke oorzaak van fraude. Ook hierbij kun je de hulp van je medewerkers goed gebruiken – luister daarom naar hen.
Wat kun je doen bij een vermoeden van fraude?
Heel vervelend wanneer je een vermoeden hebt van fraude bij een van je werknemers. Je werknemers controleren mag, mits je rekening houdt met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Let op dat je niet zomaar e-mails mag doorzoeken, spullen mag bekijken of video-opnames mag maken. Dit moet je aankondigen! En wanneer je een ondernemingsraad hebt, dien je deze ook op de hoogte te stellen.
Wil je hulp bij het onderzoek, schakel dan juridische bijstand in. Bij daadwerkelijke fraude richt je je tot de politie of recherchebureau.
Vragen
Heb je vragen over hoe je je procedures zodanig kunt inrichten dat je het risico op fraude minimaliseert? Wil je je onderneming zoveel mogelijk wapenen tegen mogelijkheden van fraude? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.
