Personeel aannemen, een korte handleiding

Je bent jouw onderneming gestart zonder personeel. Maar je klantenbestand groeit, je ziet nieuwe kansen of je wil zelf een stapje terug doen. Dan kun je besluiten om op zoek te gaan naar een medewerker. Maar hoe word je werkgever? Wat moet je regelen? En hoe vind je een goede werknemer? Met deze beknopte handleiding helpen we je op weg.

Stap 1. Vind passend personeel

Als nieuwe werkgever kan het verleidelijk zijn om in je enthousiasme zo snel mogelijk een medewerker aan te nemen. Maar je loopt altijd het risico dat iemand niet functioneert zoals je had verwacht. Dat is vervelend, en kost veel tijd en energie. Ga daarom niet over één nacht ijs, maar besteed voldoende tijd en aandacht aan het werving- en selectieproces. Begin bij het opstellen van een goed functieprofiel. Wat verwacht je van een nieuwe medewerker? Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden, en bedenk welke opleiding en vaardigheden bij de functie passen. Start jouw zoektocht aan de hand van dit functieprofiel. Bijvoorbeeld via LinkedIn. Lees ook de tips voor het schrijven en plaatsen van een goede vacaturetekst van het Ondernemersplein van de KvK. 

Stap 2. Leg de arbeidsvoorwaarden vast

Heb je een geschikte medewerker gevonden? Maak duidelijke afspraken over de arbeidsvoorwaarden en leg deze schriftelijk vast. Bijvoorbeeld over loon, werktijden, vakantiedagen en opzegtermijn. Veel afspraken zijn wettelijk vastgelegd of minimaal overeengekomen in een cao. Zo moet je als werkgever minstens het wettelijk minimumloon betalen. Verder is het verstandig om een proeftijd af te spreken, bedoeld als kennismakingsperiode. In deze periode mag zowel de werkgever als de werknemer het arbeidscontract op elk moment opzeggen. De proeftijd mag maximaal 2 maanden duren, afhankelijk van de aard en duur van het contract.

Stap 3. Meld jezelf aan als werkgever

Voordat je personeel in dienst neemt, meld je jezelf aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je door het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’ in te vullen. Op dit formulier vul je onder meer de datum in waarop je eerste werknemer in dienst treedt en het aantal werknemers dat je binnen 3 maanden verwacht in dienst te hebben. Vervolgens ontvang je van de Belastingdienst een loonheffingennummer en een aangiftebrief, zodat je aangifte loonheffingen kunt doen.

Stap 4. Regel verzekeringen en pensioen

Een werknemer kan bijvoorbeeld ziek worden, een ongeval krijgen op de werkvloer of schade veroorzaken bij een klant. Zorg dat je als werkgever weet wat de risico’s zijn van ondernemen met personeel en sluit passende verzekeringen af. Wil je weten wat de belangrijkste verzekeringen zijn? Lees onze blog ‘Verzekeringen voor je personeel’. Denk ook na over een pensioenregeling. In sommige bedrijfstakken ben je verplicht om werknemers een pensioenregeling aan te bieden. Zo is er een verplicht bedrijfstakpensioenfonds voor de bouwsector. Valt jouw bedrijfstak niet onder een verplichte regeling? Dan bepaal je zelf of je een pensioenregeling aanbiedt aan je werknemers. Lees ook de brochure van de AFM.

Stap 5. Pas je administratie aan

Als werkgever ben je verplicht om een loonadministratie bij te houden. Zo moet je een loonstaat aanleggen, werknemers periodiek een loonstrook toesturen en een jaaropgave verstrekken. Aan de hand van de loonadministratie kun je berekenen hoeveel loonheffingen je moet afdragen. Ook ben je verplicht om de identiteit van een nieuwe werknemer vast te stellen. Volg hiervoor het stappenplan verificatieplicht van de Inspectie SZW. Bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in je administratie. Wij adviseren u de loonadministratie niet zelf te doen gezien de complexiteit en de mogelijke schadeclaims die hieruit kunnen voortvloeien. Lees onze blog over het uitbesteden van de loonadministratie.

Meer weten? Ben je ondernemer, overweeg je personeel aan te nemen en zoek je een adviseur die met je meedenkt? Zoek een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.