Rittenregistratie: waarom en hoe houd je deze bij?

Met je zakelijke auto even een boodschap halen, de tandarts of een ritje naar familie. Het is natuurlijk handig als je met dezelfde auto zowel je zakelijke als je privékilometers kunt rijden. De vraag is al snel: moet ik een rittenregistratie bijhouden? En zo ja, hoe doe je dat dan?

Rittenregistratie: waarom moet je deze bijhouden?

Zakelijke auto

Stel, je gebruikt je zakelijke auto ook privé. Normaal gesproken, moet je dan bijtelling betalen. Dit is een vergoeding die je aan de Belastingdienst betaalt over het privégebruik van je auto. Je hebt tenslotte voordeel uit je zakelijke betrekking en daar betaal je inkomstenbelasting over. Je kunt daarbij rekenen op een bedrag van 22% van de cataloguswaarde van je auto, of 4% als je volledig elektrisch rijdt (tarieven 2019).

Heb je een youngtimer, een auto tussen 15 en 25 jaar oud, dan gelden er andere tarieven. Je leest er meer over in deze blog.

Maar, en die voelde je misschien al aankomen, er is een uitzondering. Wanneer jij aantoonbaar minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. En dat is dan ook meteen de reden waarom je een rittenregistratie bij zou kunnen houden.

Privéauto

Andersom is het ook handig: Stel, je gebruikt je privéauto ook zakelijk. In dat geval is het ook slim om een rittenregistratie bij te houden, zodat je deze kilometers bij je bedrijf kunt declareren tegen de door de fiscus vastgestelde vergoeding van € 0,19 per kilometer (deze € 0,19 is het uitgangspunt voor de Belastingdienst – er zijn ook andere tarieven mogelijk).

We richten ons in deze blog verder op de rittenregistratie voor de zakelijke auto.

Tips voor een goede rittenregistratie

Het is belangrijk om te weten, dat je niet alleen je privékilometers bijhoudt, maar álle kilometers die je rijdt. Het is daarom best een klus, waarbij het fijn is als je je vooraf goed hebt voorbereid (en dus niet aan het eind van het jaar hals-over-kop op zoek moet naar ontbrekende informatie). Deze tips helpen je daarbij:

  1. Vul het formulier in van de Belastingdienst

Als je besluit om jaarlijks minder dan 500 kilometer privé met je zakelijke auto te rijden en zo bijtelling te voorkomen, moet je dit tijdig schriftelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Je kunt hiervoor het formulier ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ downloaden op de website van de Belastingdienst.

Goed om te weten: de ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ hoef je niet elk jaar opnieuw in te vullen. Je ontvangt wel jaarlijks een brief met de vraag of de situatie is gewijzigd. Maar als dat niet zo is, blijft deze verklaring gewoon geldig.

  1. Kies je methode

Voor je begint met de rittenregistratie, is het belangrijk om je te bedenken hoe je de ritten wilt bijhouden. Schrijf je het liever allemaal op in een schriftje, of ben je meer een type voor een speciale rittenregistratie-app of zelfs een kilometerregistratiesysteem? Laatstgenoemde mogelijkheid is een kastje in de auto die alle ritten automatisch voor je bijhoudt. Kijk bij aanschaf wel even of het systeem voldoet aan alle vereisten van de Belastingdienst.

Tip: Veel boekhoudsystemen hebben tegenwoordig ook goede software om je rittenregistratie bij te houden. Wellicht vind je daar dus al een handige tool.

  1. Check op de minimale informatie

Methode gekozen? Check dan even of de minimale informatie ook echt gevraagd wordt in de app, of schrijf het op in je schrift. Denk in ieder geval aan:

  • Datum
  • Zakelijke of privérit
  • Adres van vertrek
  • Adres van bestemming
  • Begin- en eindstand van je kilometerteller
  • Afwijkende routes. Denk aan een omleiding bij wegwerkzaamheden of files, die ervoor zorgen dat je een langere route hebt gereden dan gebruikelijk.
  1. Maak er een vaste gewoonte van voor jezelf

Het voornemen om je rittenregistratie dagelijks bij te houden, is nog geen nieuwe gewoonte. Wat goed kan helpen is om er een vast patroon van te maken. Bijvoorbeeld door elke keer vóórdat je je auto start, je ritgegevens in te vullen. Of juist direct na afloop, dat is zeker handig om omleidingen die je zojuist hebt moeten rijden correct te noteren.

  1. Bewaar onderbouwende informatie

Het kan zijn dat de Belastingdienst jouw rittenregistratie een keer wil controleren. Daarom is het slim om onderbouwende informatie, zoals je agenda of parkeerbonnen, te bewaren.

  1. Meer dan 500 kilometer privé gereden?

Het kan natuurlijk gebeuren dat je er later in het jaar achter komt dat het toch nodig is om privé meer dan 500 kilometer met je zakelijke auto te rijden. Dat is op zich geen probleem, mits je de juiste acties onderneemt. Dat wil zeggen: je trekt de ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ in (dat kan hier) én je betaalt bijtelling over het gehele jaar. Het maakt dus niet uit of je deze verklaring in januari of november intrekt, je betaalt ná intrekking bijtelling over het gehele jaar. Onderneem deze actie tijdig, want het is zonde om (naast je bijtelling) ook nog een boete te moeten betalen.

Heb je behoefte aan meer tips over de rittenregistratie? Of twijfel je of je het best een auto privé of zakelijk kunt aanschaffen? Overleg het dan eens met een NOAB-adviseur. Zoek een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.