Zelf digitale facturen versturen: tips en trucs
Een oud adres, een onjuist factuurnummer of een verkeerd berekend btw-bedrag: als je als ondernemer handmatig facturen opstelt en verstuurt, is een foutje snel gemaakt. Bespaar tijd, voorkom fouten én krijg sneller betaald door digitale facturen te versturen. Wij delen vijf tips voor digitaal factureren voor zzp’ers en mkb’ers. Makkelijk voor jou als ondernemer, maar ook voor jouw klanten.
1. Gebruik een facturatieprogramma
Met een online facturatieprogramma maak je als ondernemer snel en eenvoudig zelf een digitale verkoopfactuur. Je vult eenmalig jouw bedrijfsgegevens en betalingsvoorwaarden in en je kunt aan de slag.Wil je een nieuwe factuur maken? Kies een klant, omschrijf de werkzaamheden en noteer het bedrag. Facturen worden automatisch doorgenummerd en bewaard, het btw-bedrag wordt voor je berekend en je kunt een factuur direct versturen naar de klant. Geen geworstel meer met ingewikkelde formules in Excel of het printen van facturen.
2. Voeg betaalopties toe
Hoe snel betaalde jij voorheen als een vriend na een etentje zijn rekeningnummer doorgaf? Nu vraag je een Tikkie en reken je direct af, nog voordat je het restaurant verlaat. Maak het ook jouw klanten gemakkelijk om jouw facturen te betalen. Voorkom dat een factuur aan de aandacht ontsnapt door betaalopties toe te voegen. Laat klanten bijvoorbeeld direct betalen via iDeal of voeg een QR-code toe. Zo zal een klant ook geen fout maken bij het overnemen van jouw rekeningnummer.
3. Koppel je boekhoudpakket
Voorkom dubbel werk: check of je direct vanuit jouw boekhoudpakket digitale facturen kunt versturen of dat er een koppeling mogelijk is met een facturatieprogramma. Zo weet je zeker dat je nooit een factuur vergeet in te voeren én dat je administratie up-to-date is. Door je facturen te koppelen aan je boekhouding, kun je bovendien eenvoudig online samenwerken met jouw boekhouder: jij levert digitaal de cijfers van je onderneming aan en jouw adviseur gaat ermee aan de slag.
4. Koppel je bankrekening
Sommige online facturatieprogramma’s bieden een rechtstreekse bankkoppeling aan. Door jouw zakelijke rekening te koppelen aan je facturenadministratie, worden banktransacties automatisch gekoppeld aan verstuurde facturen. Zo weet je precies welke facturen al betaald zijn en welk bedrag er nog openstaat.
5. Stel betaalherinneringen in
Is de vervaldatum van een factuur verstreken en heb je nog geen betaling ontvangen? Met een digitale facturenadministratie zie je precies welke facturen nog openstaan. Je kunt meldingen instellen voor als de betalingstermijn is verlopen én eenvoudig – of zelfs automatisch – een betalingsherinnering versturen. Zo houd je grip op je inkomsten.
Aan de slag
Wil je digitaal gaan factureren? Je kunt kiezen uit verschillende facturatieprogramma’s voor ondernemers. Bedenk vooraf welke functies je nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld facturen kunnen opmaken in jouw huisstijl? Of vind je een koppeling met het handelsregister van de Kamer van Koophandel belangrijk, zodat je zeker weet dat je de meest actuele klantgegevens gebruikt?
Tip: de meeste programma’s bieden een proefperiode waarin je een programma kosteloos kunt uitproberen.
Meer weten?
Wil je meer tijd kunnen besteden aan jouw onderneming? Zoek een betrouwbare partner voor financieel en fiscaal advies, die jouw business begrijpt, financiële cijfers inkleurt en met je meedenkt over een passend facturatieprogramma voor jouw onderneming. Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.
