Zo maak je boekhouden leuk
De administratie bijhouden en je boekhouding doen. Het is niet de meest populaire bezigheid van veel zzp’ers. Het hoort erbij, maar het is fijn als je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent. Deze tips & tools en professionele, online ondersteuning, helpen je daarbij. En nog fijner: geven je een actueel overzicht qua financiën.
- Zakelijke rekening openenHet zou standaard de eerste handeling moeten zijn als startende ondernemer: het openen van een aparte bedrijfsrekening. Als zakelijk en privé door elkaar gaan lopen, verlies je het overzicht over je geldzaken. Bovendien kost het je geld (zie ook hierna onder bonnetjes). Met een zakelijke rekening heb je je zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk naast elkaar. Maar belangrijker: je kunt je (elektronische) bankafschriften koppelen aan je boekhouding, zodat alle betalingen automatisch worden bijgewerkt.
- Online boekhoudenZe bestaan nog, boekhouders die in Excel werken, maar eigenlijk is het niet meer van deze tijd. Het houdt in dat je boekhouder alle mutaties nog handmatig moet verwerken. Dat kost tijd en geld en de informatie is niet up-to-date. De huidige generatie boekhoudpakketten werkt in de cloud. Een online boekhouding scheelt niet alleen in de kosten maar werkt ook snel en efficiënt. Facturen stuur je vanuit het programma. Bijna alle banken bieden een boekhoudkoppeling, waarmee bij- en afschrijvingen automatisch worden verwerkt. Met het dashboard van je boekhoudprogramma heb je een actueel overzicht van je financiële situatie. Je kunt makkelijker bijsturen en je boekhouder kan online met je meekijken.
- E-facturen: sneller je geldElektronisch verstuurde facturen worden sneller betaald. Uit cijfers blijkt dat e-facturen gemiddeld zeven dagen sneller worden betaald dan papieren facturen, omdat de factuur sneller bij de klant is. Als je naast de pdf ook een UBL-factuur (universal business language) meestuurt, weet je zeker dat de factuur bij grotere organisaties veel sneller het systeem in worden geschoten.
- Bonnetjes scannenBonnetjes van winkelaankopen en tankbeurten. Je stopt ze weg en raakt ze kwijt. Je moet ze bij elkaar zoeken en inboeken. Kortom, het kost je (te) veel tijd en het is ook nog eens een klassiek lange-tanden-klusje. Het wordt al makkelijker als je met je smartphone meteen een foto van het bonnetje maakt. Staat het meteen op datum in je telefoon en kun je de foto’s in een mapje op je computer bewaren. NB. Veel boekhoudsoftwareleveranciers bieden scan & herken-apps, waarmee je de bonnetjes kunt scannen om direct in de boekhouding te worden geschoten.Let op! Een bonnetje kwijtraken, kost je geld: je kunt de btw niet aftrekken en het bedrag wordt aangemerkt als een privé-uitgave.
- PrognosesBoekhouden vanuit de ordner biedt beperkt overzicht. Met losse facturen, inkoopfacturen en abonnementen moet je steeds weer opnieuw uitrekenen hoeveel er nog binnenkomt en uitgaat. Met een online-boekhoudpakket heb je meteen het overzicht. Je ziet het saldo van uitstaande facturen en te betalen bedragen (liquiditeit), de facturen waarvan de betaaltermijn is overschreden en het saldo van de btw die aan het eind van het kwartaal verschuldigd is. Geen verrassingen geeft rust. Bovendien kan je boekhouder anticiperen op de cijfers. Gaat het even wat minder, dan kan deze meedenken. En gaat het boven verwachting goed, dan waarschuwt je boekhouder dat je beter extra geld opzij kunt zetten voor de aangifte inkomstenbelasting.
ConclusieJe bent efficiënter en sneller bij met je administratie als je samen met je boekhouder in de cloud werkt. Je boekhouding is altijd helemaal bij, de cijfers actueel.
Doordat je grip op de cijfers krijgt, kun je vooruit gaan denken. Ambities uitspreken. Nadenken over investeringen. Spelen met de cijfers en begrotingen en prognoses maken. Samen met je boekhouder sparren over je plannen. Kortom, je onderneemt met vertrouwen en kunt je focussen op het ondernemen. Je bent vrij om dát te doen waarvoor je ondernemer bent geworden.
